berbagai istilah dan fungsinya dalam ms.excel

Berikut adalah beberapa istilah yang digunakan pada Microsoft Excel beserta fungsinya:

1.    Fungsi FIND :
digunakan untuk menghasilkan posisi substring dari sebuah string atau suatu nomor yang dicari,penulisannya : =FIND(cari text,pada text,mulai nomor). Fungsi find() pada Microsoft Excel adalah fungsi untuk mencari suatu huruf atau text dari suatu cell dan menghasilkan angka urutan ke berapa huruf tersebut pada cell yang dicari.

2.    Fungsi LEFT :
digunakan untuk mengambil substring sebelah kiri atau kanan string, penulisannya =LEFT(text,jumlah karakter)

contoh : =Left (“Indonesia”,4), hasilnya adalah “Indo”.

3.    Fungsi MID
digunakan untu mengambil karakter tertentu dari sederet karakter, penulisannya : =MID(text,posisi awal,jumlah karakter)

contoh : =MID (“Indonesia”,4,3) hasilnya adalah “One”.

4.    Fungsi RIGHT

digunakan untuk mengambil substring sebelah kiri atau kanan string, penulisannya =RIGHT(text,jumlah karakter)

contoh : =Right (“Indonesia”,3), hasilnya adalah “Sia”.

5.    Fungsi LEN
Fungsi ini digunakan untuk menghitung jumlah karakter yang ada di dalam sebuah text. Rumusnya adalah: =LEN(text)

Contoh : misalnya pada cell A3 terdapat kata “SHANDY GITA “jumlah karakternya dapat diketahui dengan cara  =LEN(A3) , hasilnya adalah 11.

6.    Fungsi If

digunakan sebagai formula logika untuk menghitung atau menentukan nilai sebuah pernyataan dimana fungsi IF akan memberikan nilai tertentu jika logika benar atau salah. Bentuk penulisannya : =If(kondisi,nilai jika benar,nilai jika salah)

                           

            Rumus untuk cell F2 adalah “=If(E2=”MG”;”Matang”;”Mentah”)”

7.    Fungsi VLOOKUP

 digunakan untuk membaca tabel secara vertikal (VLOOKUP)

penulisanya     :=VLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…)

Hasilnya adalah:

 

8.    Fungsi HLOOKUP

digunakan untuk membaca tabel secara horizontal (HLOOKUP),
penulisanya : =HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…)

Hasilnya adalah:

9.    Fungsi AND dan OR

And (Logical 1,logical 2,…,logical 30)

→ menghasilkan argument true jika semua logika benar.

Status pada cell H2 adalah “=If(And(E2=”MG”;G2=”Kuning”);”Jual”;”Buang”)”

Or (Logical 1,logical 2,…,logical 30)

→ menghasilkan argument true jika salah satu logika benar.

10.  Fungsi COUNT

Menghitung jumlah data yang bersifat numerik dari suatu range

=COUNT(angka 1, angka 2,...)

=COUNT(alamat range)

Misalkan terdapat sejumlah data dari C3 sampe C14 yang berupa angka, kecuali pada sel A2 berupa huruf. Jika ditulis rumus =COUNT(C3:C14), maka hasilnya adalah 12.

11.     Fungsi COUNTIF

Menghitung jumlah data yang bersifat numerik yang terdapat pada range tertentu sesuai dengan kriteria yang ditentukan

=COUNTIF(range,criteria)

=COUNTIF(D3:D14,”LULUS” ) untuk mencari data dengan kriteria     LULUS pada range D3s/d D14.

12.     Fungsi COUNTA

Menghitung jumlah semua jenis data dari suatu range

=COUNTA(angka 1, angka 2,...)

=COUNTA(alamat range)

13.     Cara membuat grafik dengan berbagai pengaturan

Untuk membuat grafik pada Ms. Excel, tentunya harus ada data yang akan dibentuk grafiknya. Setelah itu blok data tersebut, klik menu insert, chart. Kemudian akan muncul jendela chart wizard. Terdapat banyak pilihan jenis grafik diantaranya grafik batang (column), grafik garis (line), grafik lingkaran (pie) dll.

Untuk membuat grafik batang pilih chart tipe column. Kemudian akan muncul jendela chart wizard yang kedua, klik next, akan muncul jendela chart wizard yang selanjutnya, pada Kolom Chart Title adalah untuk mengisi Judul Grafik, Category X axis adalah untuk mengisi keterangan pada garis horizontal, sedangkan kategori Value (Y) axis untuk mengisi keterangan pada garis vertical. Setelah diisi semunya klik next kemudian klik finish pada kotak dialog yang muncul. Selesai.

Untuk membuat grafik garis pilih chart tipe line, pilih style grafik line yang diinginkan, muncul jendela wizard yang selanjutnya, pada Kolom Chart Title adalah untuk mengisi Judul Grafik, Category X axis adalah untuk mengisi keterangan pada garis horizontal, sedangkan kategori Value (Y) axis untuk mengisi keterangan pada garis vertical. Setelah diisi semunya klik next kemudian klik finish pada kotak dialog yang muncul. Selesai.

Untuk membuat grafik lingkaran pilih chart tipe pie, pilih style pie yang diinginkan. Pada jendela selanjutnya klik finish.

14.                       Validation

Data Validation adalah salah satu tools di Excel yang bisa meningkatkan ketelitian kita dalam entry data.  Tools ini akan mencegah terjadinya kesalahan ketika kita sedang memasukan data (data entry). Kesalahan memasukan data bisa terjadi  karena salah ketik, atau data berada di luar range yang telah kita buat sebelumnya.

Data Validation akan berguna jika kita membuat parameter dulu.  Paramater ini akan digunakan Excel untuk membandingkan dengan data yang akan dimasukan.  Bila data yang dimasukan salah, maka Excel akan mengeluarkan peringatan yang bisa kita modifikasi sebelumnya.  Parameter yang kita masukan juga menjadi pilihan yang akan muncul ketika data entry sedang dilakukan.

Contoh kasus dalam entry data penjualaan bua di sebuah toko.  Bila kita akan memasukan data pejualan buah-buahan dalam satu bulan (data yang dientry meliputi data jenis buah dan kuantitas penjualan), maka kita bisa membuat parameternya terlebih dulu. Parameter itu berupa semua nama buah yang dijual di toko kita. Misalnya toko kita hanya menjual buah salak, jeruk, mangga dan durian, maka bila kita memasukan  “pepaya”, Excel secara tiba-tiba bisa mengeluarkan windows peringatan yang bertulis “Salah input, mas!”

Untuk mengaktifkan Data Validation,  Dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1.  Membuat parameter dalam bentuk list. Dalam contoh kasus ini adalah dengan       memasukan nama buah yang tersedia di toko

2.    Memberikan nama list tersebut melalui name box, misalnya “NamaBuah”. Name box terletak di sebelah kiri atas sebaris dengan box formula di bawah Ribbon. Blok deret kolom yang berisi nama buah yang tersedia, lalu tulis  “NamaBuah” dan tekan enter.

3.    Parameter sudah dibuat, dan sekarang tinggal memilih sel input data dimana data tersebut akan divalidasi. Sel yang dipilih bisa berupa grup sel yang banyak. Yang penting grup sel tersebut perlu diblok/disorot.

4.    Setelah selnya dipilih, cari tombol Data Validation. Pada Excel 2007, pilih Data Validation yang terletak di grup Data Tools yang ada di tab Data pada Ribbon

5.    Tab Setting pada Wizard Data Validation akan memberikan pilihan kriteria sepertu Time, Date, Whole Number dan lain-lain.  Untuk contoh kasus ini, kita pilih List

6.    Masukan tanda samadengan (=) diikuti dengan nama grup sel yang tadi sudah kita buat pada kotak Source (=NamaBuah)

7.    Tekan OK.

Sampai di sini, Data Validation sudah berfungsi. Bila kita memasukan nama buah pada sel input, maka di sebelah kanan sel tersebut langsung muncul pilihan nama buah yang tersedia (parameter). Coba masukan pada sel input dengan nama lain atau angka, maka Excel akan mengeluarkan pesan peringatan. Oia, pesan peringatan tersebut juga bisa kita buat semau kita lo. Caranya:

·         Pada wizard Data Validation,  pilih tab Error Alert.

·         Masukan judul windows, misalnya “Peringatan”

·         Tulis pesan kesalahan yang akan muncul. Misal “Data yang Anda masukan Salah. Ulangi lagi ya mas/mba!”

Dengan menggunakan data validation, anda dapat meyakini bahwa tidak terdapat data invalid didalam spreadsheet anda.

15.                       Format condition

fungsinya adalah untuk membuat efek tertentu sesuai dengan yang diinginkan untuk data dengan ciri- ciri tertentu. Misalkan kita ingin memberi warna merah untuk nilai dibawah 70. Blok kolom nilai yang ingin diberi efek khusus, klik format condition, hightligh cell rules, less then. Ktik nilai 70 pada kolom format cell that are LESS THAN, kemudian pilih jenis efek yang diinginkan, misalnya untuk contoh ini diambil ligh red fill with dark red text. Hasilnya dapat dillihat pada gambar dibawah ini.

16.                       pivot

adalah cara membuat laporan atau meringkas informasi tabel atau daftar data dalam excel sehingga diperoleh informasi yang ringkas dengan analisis informasi yang diperoleh dari kombinasi kolom data dalam tabel.

Dengan Pivot Table Excel kita dapat menganalisis, meringkas dan memanipulasi data sehingga kita memperoleh informasi untuk mengambil keputusan.

Cara Penggunaan Pivot table:

Sebelum membuat pivot table terlebih dahulu harus dibuat data yang akan diolah. Misalnya seperti berikut:

Untuk membuat pivottable dapat menggunakan tahapan sebagai berikut:

v  Pilih menubar Data

v  Lalu pilih submenu Pivottable and Pivot Chart

v  Kemudian akan muncul jendela Pivottable and PivotChart seperti dibawah ini

v  Lalu pilih Microsoft office list or database.

v  Pada pilihan What kind of report do you want to create ? pilih pivot table

v  Kemudian akan muncul pivotTable  and pivotchart step 2 of 3 seperti dibawah ini

v  Lalu pilih Next.

v  Setelah itu, ms. Excel akan mamunculkan jendela pivotTable  and pivotchart step 3 of 3 seperti gambar berikut ini:

v  Lalu pilih New worksheet supaya hasil pivottabble yang dibuat diletakkan pada worksheet yang baru.

v  Kemudian klik finish., akan muncul tampilan seperti berikut ini.

v  Tampilan akhir data yang sudah dibuat pivottable adalah seperti berikut: